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Métodos de gestão: administre melhor sua empresa usando essas técnicas

Métodos de gestão

Métodos de gestão: administre melhor sua empresa usando essas técnicas


Muitas pessoas nascem com o sonho de ter seu próprio negócio e se preparam para isso ao longo da vida. Portanto, elas buscam formação na área de administração e aprendem sobre os métodos de gestão na faculdade ou em cursos de especialização.

Porém, outras pessoas acabam sendo forçadas a empreender para vencer o desemprego. Nesses casos, o aprendizado vai sendo construído conforme as coisas acontecem. Com isso, muitas teorias importantes acabam ficando de fora.

Sendo assim, conhecer essas metodologias é essencial para tornar o trabalho mais simples e produtivo. Por isso, neste artigo, vamos abordar aquelas que podem mudar a forma como você administra seu negócio. Então, pegue papel e caneta e vamos lá!

Métodos de gestão para começar ou recomeçar o negócio

Se você está começando agora ou está pensando em dar aquela repaginada no negócio, temos 3 métodos de gestão que são perfeitos para ajudar nesse momento. Vamos conhecer melhor cada um deles, a seguir.

5W2H

À primeira vista, parece uma sopa de letrinhas, entretanto ele é bem simples. Esse método consiste na análise de cada atividade a ser executada por meio de 7 perguntas. Em inglês, são 5 tópicos iniciados com a letra W e 2 com a letra H:

  • what (o quê);
  • why (por quê);
  • where (onde);
  • when (quando);
  • who (quem);
  • how (como);
  • how much (quanto).

Na prática, imagine que você tem uma lanchonete e percebe que as vendas são mais baixas no meio da tarde. Aplicando esse método, um possível resultado seria a tabela abaixo:

O quê? Aumentar as vendas
Por que? As vendas do meio da tarde estão muito baixas
Onde? Lanchonete
Quando? No período da tarde
Quem? Equipe de atendimento da tarde
Como? Oferecendo lanches promocionais
Quanto? 30% mais barato

Matriz SWOT (FOFA)

A matriz ou análise SWOT é mais um dos métodos de gestão que utiliza as iniciais em inglês de seus passos. Dessa forma, o objetivo dessa ferramenta é entender as características da sua empresa sob diferentes pontos de vista.

Ela consiste na análise dos seguintes pontos:

  • forças internas (strengths);
  • fraquezas internas (weakness);
  • oportunidades externas (opportunities);
  • ameaças externas (threats).

Dessa forma, é feito um entendimento de todas as questões positivas e negativas, internas e externas do negócio. Assim, fica mais fácil determinar o que deve ser fortalecido e o que precisa ser tratado com mais atenção.

Método de gestão matriz SWOT
Matriz SWOT

Canvas

O canvas é um modelo de estruturação do negócio que ajuda a pensar em todos os seus principais aspectos. Ele é um gráfico que apresenta a proposta de valor que a empresa pretende oferecer. Os 9 elementos do canvas são:

  • proposta de valor;
  • segmento de clientes;
  • canais;
  • relacionamento com clientes;
  • receitas;
  • recursos principais;
  • atividades principais;
  • parcerias chaves;
  • estrutura de custos.

Veja um exemplo de um modelo preenchido para um estúdio de fotografia.

método de gestão Canvas
Modelo Proposta de Valor Canvas

Métodos que ajudam na solução de problemas pontuais

Sabemos que cada dia surge uma situação diferente para ser tratada no cotidiano de um empreendedor. Há vezes em que os problemas são simples, outras mais complexos. Porém, contando com a metodologia certa, todos ficam mais fáceis de serem tratados.

Vamos mostrar 3 ferramentas muito úteis para a maioria das situações.

Brainstorming (tempestade de ideias)

O brainstorming é uma metodologia de levantamento de ideias. Sendo assim, ela é baseada na liberdade de pensamentos a cerca de um determinado tema. Ou seja, trata-se de uma reunião onde os participantes devem expor suas proposições de forma livre.

Durante um brainstorming é bastante comum surgirem coisas aparentemente absurdas ou inviáveis. Porém, mesmo que uma ideia não pareça boa ela deve ser exposta. Portanto, é muito importante que os participantes sejam estimulados e sintam-se à vontade.

Vamos entender melhor por meio de um exemplo. Digamos Rosa tem uma pequena confeitaria, todavia, em um belo dia, seu único freezer estraga. Ele estava cheio de ingredientes e alguns produtos prontos que seriam vendidos nos próximos dias.

Diante disso, ela chama suas duas assistentes para ajudá-la a pensar em uma solução. Depois de 30 minutos, elas tiveram as seguintes ideias:

  • chamar um técnico para consertar o equipamento;
  • adquirir um novo equipamento;
  • fazer uma promoção para vender os produtos que já estavam prontos;
  • contar com a ajuda de vizinhos para armazenar os produtos e ingredientes;
  • interromper a produção;
  • fechar a confeitaria até ter um freezer funcionando.

Note que são diversas sugestões. Algumas podem ser mais difíceis por outro lado, outras podem ser mais fáceis de serem implementadas. Dessa forma, Rosa precisa organizar todas elas para decidir quais são as melhores. Então, vamos conhecer alguns métodos mais à frente.

Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe)

O diagrama de Ishikawa também é conhecido como espinha de peixe ou diagrama de causa e efeito. Sendo assim, ele é utilizado para organizar ideias relativas a um determinado problema.

Voltando ao nosso exemplo da Rosa, para evitar que outros equipamentos apresentem defeitos, ela pode procurar entender o que provocou o problema em seu freezer. Sendo assim ela vai levantar diversas possíveis causas e organizá-las por tipo. Tal qual:

  • problemas externos
    • oscilações na corrente elétrica
  • problemas causados pelo uso
    • superlotação;
    • ajuste inadequado de temperatura;
    • muitas aberturas de porta ao longo do dia;
  • problemas pelo tempo de uso
    • falta de manutenções periódicas;
    • limpeza insuficiente ou inadequada.

Diagrama GUT

A sigla GUT é composta das iniciais de “gravidade”, “urgência” e “tendência”. Apesar de simples, ele é bastante útil quando há muita tarefa a ser feita e você não sabe qual fazer primeiro. Portanto ele é um método de priorização de demandas.

Basta criar uma pequena tabela com a lista de atividades e mais 3 colunas. Em seguida, cada coluna será nomeada com a letra dos elementos de priorização. Para cada linha devem ser atribuídas notas de 1 a 5, conforme os itens do diagrama. Por fim, as notas devem ser multiplicadas e o resultado dará a ordem de importância.

A gravidade é relativo ao quão séria é a situação. Por outro lado, a urgência está relacionada ao prazo para a conclusão da tarefa. Por fim, a tendência se refere à propensão de agravamento da situação com o passar do tempo.

Por exemplo, digamos que Rosa resolveu adotar algumas soluções do brainstorming. Uma possível ordem de priorização, de acordo com o GUT, seria:

Atividade G U T Total
Chamar técnico 5 4 5 100
Guardar produtos no vizinho 4 3 5 60
Interromper produção 5 5 5 125

Portanto, a primeira atitude que Rosa precisa tomar é interromper a produção. Em seguida ela deve chamar um técnico e, por último, buscar a ajuda do vizinho.

Como vimos, essas ferramentas podem ajudar bastante na administração do negócio. À medida em que você for usando e se habituando, verá como elas podem se tornar essenciais.

Enfim, existe uma infinidade de outros métodos de gestão. Neste texto trouxemos apenas os principais. Se você conhece algum que gostaria que estivesse nessa lista, conta para a gente nos comentários!